柏拉图说:乌托邦是个理想国

今年是我迈入30岁的第一年,是一个比较有意义的一年。这一年也是我在极狐GitLab这家开源远程团队远程工作的第一年。我想借着这篇文章总结分享一下我在过去一年远程工作的一些经验和体会。

介绍一下自己

我叫永范,是一名产品设计师,目前就职的公司是总部位于湖北武汉的一家开源开放的技术公司极狐(GitLab),公司的主要产品是一款开放式一体化的DevOps平台-极狐GitLab.
在加入这家公司开始远程办公前,我跟团队一起创业做过一些境外游相关的地图、电商小程序还有一个供应链SaaS系统。还在一家金融公司做过产品设计工作。

什么样的机会加入这个团队

也是因为疫情,原本跟了好几年的项目面临转型,正好想借着这个机会看看有没有其他的机会,这时极狐GitLab正好开始筹备成立准备扩充团队,那时还没有对外公布公司的名字,只是通过负责招聘的同事介绍是一个DevOps平台,我就猜到应该是目前这个产品,后面就通过面试顺利拿到offer加入了团队。

我这几年的工作经历一直是做产品设计工作,但接触到的领域和产品类型比较分散,能够加入这家公司也有一部分原因是因为之前自己有接触过DevOps产品,可能对于程序员朋友来讲DevOps并不陌生,但对于设计师来讲这一领域确实是很少接触。这应该感谢毕业之后一直折腾博客和作品集网站时的经历,在这过程中接触到过各种云服务,接触到开源项目,这对于我认识这款产品帮助非常大。

如何适应远程办公的环境

一开始远程办公确实是需要一个适应的过程,在加入团队后需要一些时间去适应这个变化:

首先一个变化就是沟通方式,需要认识了解公司各职能的同事,不同于我们之前的办公室环境,团队内的同事分布在全国二十几个城市,大家都需要通过同步(电话/视频会议)或者异步(issue/Slack)的方式来进行协作。如果是贡献到GitLab的议题,那么有可能负责的研发或者设计师居住在全球各地,往往因为时区的原因,回复沟通的时间会更久。

我们有两个特别好的工具去让新入职的同事快速适应,一个是Handbook,另外一个就是伙伴机制。

handbook

团队内非常重视handbook,大家可以通过这个handbook快速的了解团队的结构,不同的职能,每个职能的职责等等内容。handbook是开源的,每个人都可以贡献handbook的内容,让这个手册能够越来越丰富。

伙伴机制

伙伴机制是入职时你的经理都会分配一位伙伴,在你有任何问题时都可以第一时间找到伙伴寻求帮助,伙伴也会在新同事入职前通过极狐GitLab的issue创建一个checklist,这里会罗列你需要了解使用到的各种工具,开通各种权限的方法等等内容。同时人事同事也会组织各种线上入职培训,让新人快速了解公司的文化、产品、系统和制度等等。

另一个就是工作环境的变化,团队内的同事情况都不同,有的同事家里会有年幼的宝宝,还有各种宠物

部分同事的“家庭成员”

大家都需要一个相对独立安静的环境来让自己快速进入到工作状态。而我最初面临的最大的问题应该就是装修带来的噪音和独自一人工作的孤独感。

每当有装修噪音时,我都会滑着滑板去到离家最近的咖啡厅办公,借着这个机会把家附近的咖啡厅都转了个遍,有时也会和老婆一起坐地铁到她所在的大厦楼下咖啡厅办公,中午也可以找个附近的公园散步。

公司目前在武汉和北京都设有Demo Center,我也会找一个时间约北京的同事一起线下办公,借着这个机会也可以和大家多多学习交流。

北京的Demo center,可以线下办公

公司也很人性化的为大家设立了相当可观的团建基金,可以按照季度报销,最近就有同事去重庆和小伙伴团建,让身在朝阳区的我羡慕不已。

work life balance

我每天的工作时间是早九晚六,因为是远程的关系没有打卡,工作地点随意。每个同事的工作习惯不同,也有喜欢晚上睡前写代码的同事,基本上可以通过项目中代码提交情况看到大家工作的活跃时间。

每天基本上就是早饭后九点开始参加研发同事的早会或者直接开始完成自己的工作任务,每天中午午休时间出门散步或者休息,下午六点出门接老婆顺便买菜回家准备晚餐。

目前我和老婆所在的团队都是这样的工作时间,所以目前完全的可以做到work life balance。

公司规定的年假是15天,但目前年假应该还剩了一大半,基本是用不完。本想着过年或者长假时多请两天去旅游,但因为目前疫情管控基本这一年没什么旅行安排。

远程办公的软/硬件

我的桌面

硬件

  • MacBook Pro 16
  • keyboard + touch pad
  • 飞利浦显示器 279C9
  • boss QC35 二代
  • 罗技 MX Master 3
  • 有谱蝴蝶人体工学椅(高田Dvary)

软件

远程办公带来的变化

有很多明显的变化,就比如因为不用出门坐地铁,所以花在交通上的消费非常少,额外多了两个小时的个人时间。其次就是全年花在买衣服的消费少很多,因为上公司每个季度都会发当季的衣服,还有公司每年都有健身基金,除了健身房和私教这种报销,还可以购买运动鞋,所以很少有这方面的消费。

公司文化衫

很多同事开玩笑说自己就是和央视主播段暄一样,开视频会议时上身正装,下身睡衣。有趣的是GitLab的设计系统名称也是Pajamas(睡衣)

另外一个变化是这一年在家下厨的时间变得多了,很少会点外卖,除了周末偶尔去餐厅以外,我们都会自己下厨,这真的是一件非常提升幸福感的事情。公司内部还组织了厨艺大赛,评选前三还有奖品拿。

还有一个就是心态上的变化吧,可以更加专注在工作和生活上,可以让自己安静下来,不会那么急匆匆的,整个人平和了许多。不太喜欢过于嘈杂的环境,对于陌生人过多的社交场合会有一些不太适应。

如何提升办公效率

  • 工作时间远离手机

工作时间远离手机尤其是短视频、社交媒体尤为重要,这些应用在我看来都是“时间杀手”,规律且有节制的使用手机是提升工作效率非常必要的手段。就算是在之前的工作经历中设计移动端应用时,我也会尽可能不使用自己的手机作为测试机,而是使用各种不同型号、未安装任何无关应用的手机作为测试机。

慢慢的通过远离社交媒体和短视频应用后会感觉时间开始真正属于自己,做事情时也会更加专注。

  • 善用邮件订阅

因为远程办公有太多异步沟通的场景,所以邮件是必不可少的。因为团队使用 极狐GitLab 的 issue 作为项目管理的工具,所以通常每天都会收到很多的工作邮件,有讨论的内容,项目的状态,是否需要设计跟进等等信息。

因为公司会使用 gmail 作为团队邮箱,我为了避免特殊情况下漏收邮件,会将 gmail 邮件自动设置转发到我的网易邮件客户端,这样就不用经常在浏览器中找到 gmail 的 tab,会让工作更加的高效。

其次非常有用的一点是你可以在议题列表中单独关注某些标签,比如我会将::Usability:: 、::UX::、::Frontend:: 设置为关注,每当有团队成员或者社区贡献者提交议题并附上以上标签时就会邮件通知我议题内容,我就可以第一时间跟进并关注。

  • 及时沟通

这是一个非常重要的一点,在远程办公中最重要的一点是及时沟通。每当团队中一起讨论每个 milestone 中的一些 good/bad 时,很多同事都会反应希望工作中不要有太多等待时间,比如有一些贡献的代码是需要跨时区的研发来review或者确认,这就有可能会产生意料之外的时间损耗,原本计划2天完成的任务有可能就会拖延。

作为设计师我会有一些稳定的研发同事,我们会经常在任务进行中沟通,他们都有着非常棒的工作习惯。会在遇到设计相关的议题时及时@设计师加入,在设计评审时非常了解我们的设计系统,并在文档中快速找到相应的说明,也会在同步或异步沟通中快速有效的解决问题,这让我在工作中非常的安心,我知道我遇到的问题或者提交的bug他们都会非常靠谱的帮忙解决。

在远程办公的环境下不回复信息或经常性的延迟回复信息,会容易让合作的伙伴很难产生信任感,通常的做法是第一时间沟通事情的优先级或大致的解决方案和deadline,让对方知道你有在关注这件事情。如果真的非常困难或者时间排不开,我们就需要找到我们的manager沟通,我们不是超人,不可能面面俱到的处理好每件事情。

承认自己不可能事事做到100分会让自己的工作压力瞬间减少很多。同样对伙伴的信任和理解也会让合作变得更加愉快。

沟通的愉快且顺利会让我感觉完成任务就像是在通关打游戏,发现的每一个待优化点都像是地图上的一块拼图,非常的有成就感。

  • 使用勿扰模式

在晚上十点之后将手机设为勿扰模式也被我列入到提升办公效率的一项,通常我不会在深夜完成重要的工作,劳累了一天之后我希望身体得到充分的休息,这也是提升办公效率的方式之一,精力管理非常重要。

设置一个22:00-7:00自动开启的勿扰模式,屏蔽一切通知提醒

因为有一些议题提交到 GitLab 之后,会由其他时区的同事在讨论回复,所以往往会在半夜收到邮件提醒,如果睡前大脑过度活跃就会影响睡眠质量,工作和生活的边界感需要我们刻意去设定并遵循。

  • 添加待办事项

在团队中使用的项目管理工具中有一个【添加待办事项】的功能,在议题页面右上角点击待办事项,就可以将议题加入到一个todo list,这样就不用再担心遗漏议题了,根据优先级一件一件的完成也会极大的提升工作幸福感。

有没有考虑过移居其他城市

我身边确实有同事离开北京回到老家,有两位同事在各自的老家盖了栋别墅,有一位在云南买了一个院子,假期的时候会回到云南休假。下面有两篇同事写的知乎文章,介绍了他回村之后的生活。
国内允许远程办公的公司有哪些?
要不要在农村老家建房子

同事在浙江的房子
同事在云南的院子
安徽老家麦田边的自建房

因为还要兼顾家庭,目前还是没有离开北京的打算,如果是真的打算做一个数字移民还是要结合自身的情况。老婆目前对自己的工作非常满意,工作内容和环境都非常适合。如果她的团队也支持全远程的工作方式,那我们大概率应该会考虑旅居一段时间再回到北京,因为疫情有太多原本计划的行程搁置了,希望趁着年轻可以多看看这个世界。

最后

最近国内很多城市因为疫情让原本在办公室工作的人也开始了远程工作的模式,很多朋友也感受到了远程办公的种种变化,其实这种改变需要一段时间的适应。远程办公不光是对自己的挑战,对公司的管理者同样也是挑战。也希望大家都能慢慢找到最佳的工作&生活状态。

You’ve successfully subscribed to 乌托邦是个理想国
Welcome back! You’ve successfully signed in.
Great! You’ve successfully signed up.
Your link has expired
Success! Check your email for magic link to sign-in.